KAJIAN TEORI

BAB II

KAJIAN TEORI

II.I KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1). Sistem

( Robert G. Murdick, Sistem Informasi untuk Manajemen Modern hal.6 ) menyatakan bahwa Sistem dapat dijelaskan dengan sederhana sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.

2). Informasi

            ( Robert G. Murdick, Sistem Informasi untuk Manajmen Modern, hal. 6 ), data harus dibedakan dari informasi, dan perbedaan ini jelas serta penting untuk maksud kita. Data adalah fakta dan angka yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sebagai contoh dapat berupa sebuah dokumen penunjang, buku besar, dan sebagainya yang terdiri dari material sumber untuk perhitungan rugi laba. Materi serupa itu hanya merupakan perhatian historis bagi auditor luar.

            ( Robert G. Murdick, Sistem Informasi untuk Manajemen Modern, hal.6 ), menyatakan bahwa Informasi terdiri dari data yang telah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya digunakan untuk tujuan informatif atau kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan. Suatu contoh disini dapat juga berupa sebuah dokumen penunjang yang telah disebutkan, tetapi dalam hal ini data dapat digunakan oleh auditor intern, departemen pelayanan manajemen dari auditor luar, atau manajemen intern untuk perencanaan keuntungan dan pengendalian atau untuk tujuan pengambilan keputusan lainnya.

3). Manajemen

            Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan menyatakan Manajmen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

            Andrew F. Sikula menyatakan bahwa Manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktifitas-aktifitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi, dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk atau jasa secara efisien.

            G.R. Terry menyatakan bahwa Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian yang dilakukan  untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

            Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menyatakan bahwa Manajemen adalah usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan. Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penempatan, pengarahan, dan pengendalian.

            Jadi dapat disimpulkan dari pendapat-pendapat para ahli diatas bahwa kegiatan Manajemen meliputi 4 Fungsi yaitu POAC ( Planning, Organizing, Actuating, and Controlling )

4). Sistem Informasi Manajemen

            ( Robert G. Murdick, Sistem Informasi Uuntuk Mnaajemen Modern, hal.16 ) Sistem informasi manajemen adalah suatu kelompok orang, seperangkat pedoman dan petunjuk, peralatan pengolah data ( seperangkat elemen ) memilih, menyimpan, mengolah dan mengambil kembali data ( mengoperasikan data dan barang ) untuk mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan ( mencari tujuan bersama ) dengan menghasilkan informasi untuk manajer pada waktu mereka dapat menggunakannya dengan paling efisian ( menghasilkan informasi menurut waktu rujukan ).

            Gordon B. Davis mengemukakan beberapa-beberapa istilah mengenai sistem informasi manajemen ( Management Information System ) seperti sistem informasi / keputusan dan sistem informasi. Dalam beberapa buku disebut Sistem Informasi bagi pimpinan, dan sebagainya. Walaupun demikian, dari beberapa pengertian dapat ditarik suatu pengertian bahwa didalam Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) terkandung pengertian sistem pengolahan informasi dalam  menunjang pelaksanaan manajemen.

            Beberapa pendapat tentang SIM dikemukakan oleh Burt Scanland dan J. Bernard Eys menyatakan bahwa SIM merupakan suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi.

            The Laing Gie berpendapat bahwa SIM sebagai jalinan hubungan dan lalu lintas keterangan dalam suatu organisasi melalui proses pengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan penyebaran kepada pejabat yang berkepentingan.

            Dalam Encyclopedia Of Management disebutkan bahwa SIM merupakan suatu proses pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan kepada pimpinan dalam proses Manajerial.

            Dari beberapa pengertian SIM diatas dapat disimpulkan bahwa SIM merupakan jaringan prosedur penngolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk memberikan data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan. Data-data tersebut diolah untuk menjadi sebuah informasi.

Sistem informasi manajemen mempunyai pengertian sebagai suatu metode formal untuk menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen, yang diperlukan untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian dan operasional organisasi yang bersangkutan dapat dilakukan secara efektif. (Stoner JAF., 1991)Piramida Sistem Informasi Manajemen

Menurut McLeod, sistem informasi manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai membentuk suatu entitas organisasi formal perusahaan atau subunit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan mengenai apa yang telah terjadi dimasa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi dimasa datang. Informasi tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan kusus, dan output dari model matematika. Informasi digunakan oleh manajer atau non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah Sistem informasi yang mampu memberikan informasi yang canggih dan cepat kepada seluruh bagian untuk memanage suatu organisasi agar tetap eksis. Kecenderungan utama dalam sistem informasi adalah kearah pengembangan kemampuan yang dimaksudkan untuk menampung penyesuaian terhadap perubahan organisasi yang cepat. Oleh sebab itu pimpinan harus membuat keputusan dengan cepat, dan terutama memperpendek waktu antara munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.

5) Pokok-pokok sebuah SIM

            Menurut Gordon B.Davis ( Sistem Informasi Manajemen, hal. 15 ) Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut :

1.    Perangkat keras komputer

2.    Perangkat lunak

a)    Perangkat lunak sistem umum

b)    Perangkat lunak terapan umum

c)    Program apikasi

3.    Data base ( data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer )

4.    Prosedur

5.    Petugas pengoperasian

6) Tinjauan Tentang Sistem Informasi Manajemen

Menurut Asep Jalaludin, S.T., M.M ( Modul Sistem Infomasi Manajemen, SIM-sevz@2007 12 ).

Sistem informasi manajemen dapat dijelaskan dengan memberikan penjelasan yang didasarkan pada tiga macam tinjauan yaitu berdasarkan komponen fisik, fungsi pengolahan, dan fungsi keluaran. Berdasarkan komponen fisik penyusunnya, Sistem Informasi Manajemen dapat terdiri atas komponen:

a) Perangkat keras (hard ware)

b) Perangkat lunak (soft ware)

c) Berkas (file)

d) Procedure (prosedur)

e) Manusia (brain ware)

Hubungan kelima komponen ini dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Sistem Informasi Manajemen mempunyai tugas utama melakukan transformasi

data menjadi informasi. Hal ini berarti Sistem Informasi Manajemen bertugas

menerima data masukan, mengolah data masukan,dan menghasilkan keluaran

berupa informasi.

Berdasarkan fungsi pengolahan Sistem Informasi Manajemen terdiri atas:

a) Mengolah transaksi

b) Memelihara file historis

c) Menghasilkan keluaran

d) Interaksi user-pengolah

Berdasarkan fungsi keluaran, Sistem Informasi Manajemen dapat menghasilkan keluaran berikut:

a) Dokumen transaksi

b) Laporan terjadwal/rutin

c) Jawaban atas pertanyaan terjadwal

d) Laporan tidak terjadwal

e) Jawaban atas pertanyaan tidak terjadwal

f) Dialog user-machine

7) Unsur Pengolahan Data

Menurut Asep Jalaludin, S.T., M.M ( Modul Sistem Infomasi Manajemen, SIM-sevz@2007 12 ).

Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan. Proses pengolahan data dapat meliputi sebagian atau seluruh unsur pengolahan data berikut:

(1) Pengumpulan data ( data capturing)

(2) Pembacaan (reading)

(3) Pemeriksaan (verifying)

(4) Perekaman (recording)

(5) Penggolongan (classifying)

(6) Pengurutan (sorting)

(7) Peringkasan (sumarizing)

(8) Perhitungan (calculating)

(9) Perbandingan (comparing)

(10) Pemindahan (transmiting)

(11) Penampilan kembali (retrieving)

(12) Penggandaan (reproduction)

(13) Penyebarluasan (distribution)

8) Unsur Penting agar SIM Efektif

Menurut Asep Jalaludin, S.T., M.M ( Modul Sistem Infomasi Manajemen, SIM-sevz@2007 12 ).

Agar Sistem Informasi Manajemen dalam suatu organisasi dapat beroperasi secara efektif, maka perlu diperhatikan tentang beberapa unsur penting berikut:

a) Data yang dibutuhkan

b) Kapan data dibutuhkan

c) Siapa yang membutuhkan

d) Dimana data dibutuhkan

e) Dalam bentuk apa data dibutuhkan

f) Prioritas yang diberikan dari bermacam data

g) Prosedur/mekanisme yang digunakan untuk memproses data

h) Bagaimana pengaturan umpan balik

9) CBIS ( Computer Based Information System )

Menurut Asep Jalaludin, S.T., M.M ( Modul Sistem Infomasi Manajemen, SIM-sevz@2007 12 ).

            Fundamental Komputer Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komputer, maka Sistem Informasi Manajemen yang dikembangkan pada saat ini hampir semuanya telah memanfaatkan teknologi komputer sebagai pemegang peran utama dalam pengolahan data. Keadaan seperti ini dikenal dengan istilah Computer Based Information System/CBIS. Terdapat empat generasi bahasa (4 generation language/4GL)dalam CBIS yaitu:

a) Bahasa mesin (machine language)

b) Bahasa rakitan (assembly language)

c) Bahasa pemrograman (programming language)

d) Bahasa Query (query language)

9.1) Kecenderungan menuju End-User Computing

            Menurut Raymond McLeod, Jr ( Sistem Informasi Manajemen, hal. 21 ) pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan yang berpengaruh besar pada penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini adalah end-user Computing. End user sinonim dengan pemakai; menggunakan produk akhir suatu sistem berbasis komputer. Jadi, End User Computing ( EUC ) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.

            Apa yang mendorong End-user Computing?

End-user computing berkembang karena pengaruh utama :

1.    Meningkatnya pengetahuan tentang komputer

2.    Antrian jasa informasi

3.    Perangkat keras yang murah

4.    Perangkat lunak jadi

Gabungan keempat pengaruh ini merupakan penyebab meluasnya end-user computing.

II.II PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN

Menurut Asep Jalaludin, S.T., M.M ( Modul Sistem Infomasi Manajemen, SIM-sevz@2007 12 ).

Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen.

Isi informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional yang ada. Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan manajemen. Dengan demikian suatu SIM harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan.

1) Dukungan SIM pada Proses Perencanaan

Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data masukan,dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana Dukungan SIM pada proses perencanaan. Kebutuhan Dukungan Sistem Informasi Model perencanaan,Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan model.

Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu komputer.

Data masukan,Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk

membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis.

Manipulasi model,Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model. Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi. SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data.Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi.

Teknik analisis data historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan

antara lain:

a) Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan

b) Teknik penghalusan data

c) Analisis musiman

d) Analisis korelasi

e) Analisis korelasi secara otomatis (auto correlaton analysis)

f) Analisis penyebaran

2) Dukungan Sistem Informasi pada Proses Pengendalian

Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. pengendalian diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia. Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut:

a) Unit masukan

b) Kegiatan

c) Keluaran yang dihasilkan

Dukungan SIM pada proses pengendalian adalah dimulai dengan model

perencanaan. Dukungan yang diberikan mencakup hal-hal sebagai berikut:

a) Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi

b) Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan

c) Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang

Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus

menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja.

3) Dukungan Sistem Informasi pada Pengambilan Keputusan

Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu :

a) Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :

 Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan

 Pengakuan adanya masalah

b) Disain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :

 Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah

 Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah

c) Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah

 Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.

II.III EVALUASI SIM

Menurut Asep Jalaludin, S.T., M.M ( Modul Sistem Infomasi Manajemen, SIM-sevz@2007 12 ).

Evaluasi SIM adalah mendefinisikan seberapa baik SIM dapat beroperasi pada organisasi yang menerapkannya untuk memperbaiki prestasi dimasa mendatang.Evaluasi SIM dapat dilakukan dengan cara berbeda-beda tergantung dari tujuan evaluasi. Evaluasi SIM dapat dilakukan oleh salah satu dari :

 Tim audit khusus

 Tim audit internal

 Organisasi konsultasi

Evaluasi dapat dilakukan pada serangkaian tingkat yang berbeda yaitu :

- Evaluasi sistem informasi secara menyeluruh

- Evaluasi sistem perangkat keras/ perangkat lunak

- Evaluasi Aplikasi

Yang perlu diperhatikan, bahwa proses evaluasi bukan hanya menitik beratkan pada penentuan kelemahan dan keunggulan SIM saja, tetapi lebih dari itu adalah pada usahausaha perbaikan yang perlu dilakukan. Tujuan evaluasi SIM adalah sebagai berikut :

- Menilai kemampuan teknis SIM

- Menilai pelaksanaan operasional SIM

- Menilai pendayagunaan SIM

Evaluasi fungsi SIM adalah meliputi hal-hal sebagai berikut :

- Evaluasi sistem perangkat keras/ perangkat lunak yang masih berlaku.

- Evaluasi sistem perangkat keras/ perangkat lunak baru atau pengganti

- Evaluasi aplikasi SIM

- Penghitungan manfaat secara kuantitatif dari aplikasi SIM

- Analisis biaya manfaat dari alternatif disain SIM

II. IV PENGENDALIAN MUTU SIM

Menurut Asep Jalaludin, S.T., M.M ( Modul Sistem Infomasi Manajemen, SIM-sevz@2007 12 ).

SIM sebagai suatu sistem yang terbuka tidak dapat dijamin sebagai suatu sistem yang bebas kesalahan, kekurangan dan penyimpangan umum lainnya. Oleh karena itu pengendalian harus diterapkan untuk mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Pengendalian sistem informasi berguna untuk melindungi dirinya sendiri agar dapat terus melangsungkan hidupnya.

Pengendalian sistem informasi dapat dikategorikan menjadi dua yaitu pengendalian secara umum (general controll) dan pengendalian aplikasi (application control).

1) Pengendalian Secara Umum

Pengendalian secara umum merupakan pengendalian diluar aplikasi sistem pengolahan data. Pengendalian ini dapat dikelompokkan menjadi enam macam yaitu pengendalian organisasi, dokumentasi, perangkat keras, keamanan fisik keamanan data, dan komunikasi data.

2) Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang diterapkan selama proses pengolahan data berlangsung. Pengendalian ini dapat dikategorikan dalam tiga Kelompok yaitu pengendalian masukan, pengolahan, dan keluaran.

II. V TUJUAN TERHADAP BERBAGAI APLIKASI SIM

Menurut Asep Jalaludin, S.T., M.M ( Modul Sistem Infomasi Manajemen, SIM-sevz@2007 12 ).

Suatu sistem informasi pada umunya dikembangkan untuk tujuan tertentu sesuai kebutuhan pemakainya. Dengan begitu maka setiap sistem informasi mempunyai tujuan yang spesifik. Sistem informasi yang sederhana, biasanya dikembangkan dengan tujuan memenuhi kebutuhan data dan informasi untuk unit-unit fungsional organisasi. Sistem informasi yang lebih kompleks dikembangkan untuk menangani pengolahan data transaksi pada tingkat operasional dan penekanan tingkat pengendalian manajemen. Permasalahan yang dihadapi pada pengembangan suatu sistem informasi adalah bagaimana sistem informasi yang dirancang dapat mendukung secara optimal pada setiap unit fungsional dan sekaligus pada semua tingkat kegiatan manajemen. Suatu basis data yang lengkap dan kemampuan menampilkan kembali dengan cepat dan mudah terhadap data yang tersimpan dalam basis data merupakan hal penting yang perlu diperhatikan dalam perancangan sistem informasi.

Secara umum tujuan sistem informasi dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1) Agar organisasi dapat beroperasi secara efisien

2) Agar organisasi dapat beroperasi secara efektif

3) Agar organisasi dapat memberikan layanan yang lebih baik

4) Agar organisasi dapat meningkatkan improvisasi terhadap produk yang dihasilkan

5) Agar organisasi dapat meningkatkan usahanya

Selain tujuan tersebut diatas masih dimungkinkan adanya tujuan umum lainnya yang dapat diidentifikasikan dari penerapan SIM pada suatu organisasi.